存證信函可以自己寫嗎？收到存證信函要回覆嗎？

存證信函是什麼？

存證信函是「郵局存證信函」的簡稱，通常用在法律訴訟、違反契約、債務催收...等情況，為書面證據證明某一方已經通知另一方相關的法律問題或要求。

存證信函的功用

存證信函的功用可分為「表明立場」、「表示意思」及「保存證據」，以下將分別為您說明3種功用的內容：

表明立場

存證信函可清楚且正式地向對方闡明發件人的立場和觀點，通常適用於以下情況：

• 契約爭議：寄信人可以藉由存證信函向對方明確表示自己對契約某一條款的理解和立場，避免未來產生誤解或爭議。
• 法律訴訟：法律糾紛初期，發件人可以表明自己的法律立場，告知對方自己的要求或訴求，嘗試通過協商解決爭議。

表示意思

民法將意思表示分為對話與非對話，通常意思表示採對話的方式，不過牽涉到法律問題時，僅用對話作意思表示，可能發生口說無憑的狀況，因此牽涉法律問題時，大多會透過存證信函正式地以文字向對方做意見表示。

保存證據

存證信函的主要功能之一便是證明寄件人何時寄信及收件人何時收信，作為未來可能的訴訟或爭議中的證據，通常適用於以下情況：

• 法律訴訟：存證信函可以作為法律訴訟的書面證據，證明某一方已經正式通知對方相關的法律訴求或要求。
• 合規要求：特定情況下，法律或監管機構可能要求保存某些重要的通信記錄，您可以透過寄送存證信函的方式保存通信紀錄。

存證信函法律效力

存證信函是一般民眾溝通的法律文書紀錄，並不代表法院立場，因此不具備法律強制力，通常寄件者寄出存證信函只是為了向對方表明己方的立場和訴求，並於日後訴訟時，表明曾經寄出存證信函的事實。以下將介紹3種法律函件的差異：

律師函、存證信函、律師存證信函的不同

• 律師函：律師代表客戶發出的正式信函，用於向收件人傳達某些法律觀點或要求，並告知對方可能的法律後果。由於律師函是由專業律師撰寫，具有高度的法律專業性，且能夠代表客戶的立場，通常具有一定的威懾作用，能促使對方更加重視問題。
• 存證信函：主要用於正式通知對方某些法律或契約事項，或表明發信人的立場或意圖，避免未來的誤解或爭議，並作為未來訴訟中的證據。
• 律師存證信函：由律師發出的存證信函，結合律師函和存證信函的特點，既具備存證信函的正式通知和證據保存功能，又具有律師函的法律專業性和威懾作用。

如何寫存證信函

存證信函通常包括以下幾個要素：

• 發函日期：信函的發出日期。
• 收件人信息：包括收件人的姓名、地址等資訊。
• 發件人信息：包括發件人的姓名、地址、聯繫方式...等資訊。
• 主旨：簡單要說明信函的主要內容或目的。
• 正文：詳細描述事件的經過、相關事實、法律依據和發件人的要求或主張。
• 結語：通常包括發件人希望收件人如何回應信函的要求和回應的時限。
• 簽名：發件人的簽名及印章。

存證信函撰寫重點

以下為您列出存證信函的5個撰寫重點，幫助您了解完整的存證信函應具備的內容：

• 具體事實：應包括事件的發生時間、地點、涉及對象及事件經過，舉例來說：如果是欠款催收信函，需要詳細描述借款的日期、金額、還款期限及對方未按時還款的事實，此外，在描述具體事實時應保持客觀中立，不帶個人情感或主觀評價，以避免因用詞不當而引起對方的反感或誤解。
• 己方訴求：需直接且具體表達發信人的要求，避免模糊不清的文字，導致雙方產生誤解，例如：「請於收到本函後10日內支付欠款項$50,000」或「請於收到本函後15日內搬離所佔房屋」；此外，訴求內容應合理合法，以便在必要時能透過法律途徑維護自己的權益。
• 不寫不利己的事：撰寫存證信函時，應避免提及任何可能對自己不利的事實或言論，防止對方回應或採取法律行動時，利用這些不利因素反駁或攻擊發件人。
• 表達時間期限：存證信函中應明確標明期限長度，促使收件人儘速採取行動，若對方在指定的期限內沒有回應或採取行動，發信人可以此作為進一步法律行動的依據，但需注意的是，發信人應訂定合理期限，給予收件人足夠的時間回應，避免收件人因時間過於緊迫而拖延或推託。
• 修正要註明：在撰寫存證信函的過中，若有任何修改或補充內容，必須清楚註明，才能確保存證信函作為證據的有效性，避免未來因內容的修改而產生糾紛。

存證信函格式

若您手寫存證信函，可至郵局櫃檯購買存證信函用紙，並遵照上方格式以手寫方式完成存證信函；若您擔心字跡不好看或是寫錯字需要塗改，想要用電腦打字撰寫存證信函，可至中華郵政網站存證信函產生器，找存證信函格式下載並進行撰寫。

常見存證信函範例

存證信函內容會因為案件類型不同而有所差異，以下存證信函範例僅供參考，建議您撰寫存證信函前，先向專業律師尋求法律諮詢，確認如何透過存證信函表達您的訴求，或是聘請專業律師為您擬定最適當的存證信函內容。

欠款催款存證信函範例

欠債催款存證信函是日常生活中最常見的存證信函，由於存證信函可於法院訴訟時作為證據，因此在撰寫欠債存證信函時，務必確實記載：

• 欠債事實（例如有簽署借款契約或本票）。
• 欠債具體金額。
• 借款日期。
• 約定還款日期。
• 於一定期限內不還款，會依法提起民事訴訟的意思表示。
• 借款契約或本票影本...等借款證據可作為副本一併寄出。

以下提供債務存證信函範例供您參考：

「台端曾於民國◯◯◯年◯月◯日簽訂借款合約，根據合約約定，該款項應於◯◯◯年◯月◯日前償還，但截至本函發出日，尚有新台幣◯◯◯◯◯元未償還。請您於收到本函後◯日內支付欠款，否則本人將考慮採取法律行動以保障本人的合法權益。」

拋棄繼承存證信函範例

拋棄繼承存證信函通常是用以通知同順位的繼承人尚未辦理拋棄繼承，或是次順位的繼承人因前順位的繼承人拋棄繼承而取得繼承權。以下提供拋棄繼承存證信函供您參考：

「拋棄繼承人◯◯◯是被繼承人的合法繼承人，被繼承人於民國◯◯◯年◯月◯◯日死亡，拋棄繼承人於民國◯◯◯年◯月◯◯日知悉，並已於民國◯◯◯年◯月◯◯日向臺灣◯◯地方法院聲請拋棄繼承權。依民法第1174條規定，通知次順位繼承人。」

買賣未取貨存證信函

線上購物時常發生買家到貨不取，如果賣家遇到買家不取貨，可以先提醒買家在期限內取貨，若買家依然不取貨，便可以透過存證信函解除契約。以下提供線上購物不取貨存證信函供您參考：

「台端於民國◯◯◯年◯月◯日於◯◯購物網站上購買的商品（訂單號碼：◯◯◯◯◯◯），已到達台端所指定之送達門市。惟至今尚未取貨，本人爰依買賣契約及民法第345條發函請求台端於◯◯日內儘速取貨。否則本店將視為您放棄購買，並依合約條款處理。」

不定期租約存證信函範例

與不動產契約有關的存證信函包含催繳房租存證信函及終止租約存證信函，以下以較常見的催繳房屋租金存證信函為例：

「台端向本人承租＿＿＿＿地址＿＿＿，自民國◯◯◯年◯月◯日起迄今所應給付之租金均未給付，已積欠租金達二個月以上，台端至今仍未依約給付，特此通知，催告台端速於函到後◯◯天內給付積欠之租金、違約金等，逾期不清償時，租約即行終止，不另通知。」

房屋侵佔存證信函範例

借物不還是日常生活中較常見的法律糾紛之一，以下以網路上較多人搜尋的房屋侵佔存證信函為例：

「台端曾於民國◯◯◯年◯月◯日至民國◯◯◯年◯月◯日向本人租借房屋，但日前租約到期，本人要求台端返還房屋時，台端多次拖延不肯歸還。此行為已有刑法侵占罪之罪嫌，本人限台端於文到後◯◯日內歸還房屋，否則本人除依法要求台端返還外，並將依刑法侵占罪提出刑事訴訟。」

存證信函怎麼寄

以下為您整理存證信函的寄發流程：

1. 撰寫存證信函：撰寫存證信函時，要確保內容清晰、詳細並且符合法律要求，並附上與訴求相關的附加證據。
2. 打印信函：打印三份存證信函，一份給收件人、一份自己保留，一份郵局留存，並在每一份信函第一頁右上角簽名、每頁騎縫處蓋章並在信末標注日期。
3. 以存證郵寄方式寄送：向郵局承辦人員表示要寄存證信函，郵局人員會協助以「掛號附回執」方式寄出，確保信函的交付和接收都有正式的紀錄。
4. 保存憑證：寄出存證信函後，寄件人務必將「存證信函回執」收好，將來以此確認對方是否有收到存證信函。

存證信函費用計算

存證信函費用會依照郵寄目的地、文件數量...等因素而有價格差異，以下將為您說明影響存證信函的因素：

• 郵寄目的地：寄送信函的目的地也會影響費用，通常跨國寄送的費用會比國內寄送更高。
• 文件數量：若您存證信函的附加證據文件較多，寄送費用也會較高。
• 郵寄選項：快捷、掛號、限時掛號...等不同的郵寄方式也會影響存證信函的寄送費用。
• 附加服務：若您需要證明信、快遞送達或是文件儲存...等附加服務，將可能產生額外費用。
• 代寫服務：若您不確定該如何撰寫有效的存證信函，需要由律師為您代筆，便會產生代寫費用。

郵局存證信函費用

存證郵寄為透過中華郵政公司寄送存證信函，存證費約為$200-$300（首頁存證費$50、之後每張$30），郵資另計。

代寫存證信函費用

律師代寫存證信函約為$6,000-$20,000，實際收費依案件複雜程度及律師知名度而有價格差異。

收到存證信函要回覆嗎？

建議您收到存證信函後不要立刻回覆，應先謹慎閱讀信函內容，若您不確定要不要回覆存證信函，建議您諮詢專業律師的建議。

存證信函如何回覆？

不同的法律案件，存證信函的回覆方式有所差異，無法一概而論；但若您收到的存證信函內容與自己認知的事實不符，建議您可以援引相關法條依據或證據，針對對方所述反駁，或是以「來函所述，與事實不合」、「信中所言各點，均非事實」...等較為模糊的方式回應，再尋求專業法律人士協助，避免因為錯誤回應而導致自身權益受損。

存證信函回覆期限

法律並未明定存證信函的回覆期限，不過通常對方的存證信函會載明回覆期限，建議您應在回覆期限內回應對方訴求，否則對方可能會提起訴訟或採取其他法律行動。

存證信函不理會會怎樣？

不理會存證信函可能導致以下狀況：

• 訴訟風險：存證信函常用於法律訴訟前的最後通知，如果不理會存證信函，發信人可能會認為收信人不願意合作或解決問題，而進一步採取法律行動提起訴訟。
• 證據不足：發信人可以在訴訟中使用存證信函作為證據，表明已經嘗試過非訴訟手段解決問題，而收件方未回應，進入訴訟程序後，可能會導致法官對收件方印象不佳，進而對訴訟結果造成不利影響。

對方拒收存證信函怎麼辦？

發信人收到被退回的存證信函後，可以先確認信封上註記的退件理由，例如：查無此人，遷移不明、查無此址或拒收...等，若日後進行訴訟，可提出被退件的存證信函，證明已寄送過的事實。此外，若被退回的存證信函信封上載明「拒收」，且收件人無正當理由拒收，法律上仍屬合法送達，發信人可以此作為收件人惡意逃避或避不出面的佐證。

存證信函常見問題

存證信函電腦打字可以嗎？

可以，若擔心字跡過於潦草，或是不夠工整...等問題，可至中華郵政網站存證信函產生器下載存證信函並在電腦上打字完成。

存證信函一定要去郵局買嗎？

不一定，郵局臨櫃可購買存證信函，但您也可以在網路上下載並列印撰寫，或在電腦上打字完成。

存證信函有規定的信封嗎？

存證信函信封沒有限制，可使用任意的空白信封。

寫好存證信函但不知道對方地址怎麼辦？

寫好存證信函但不知道對方地址時，可以嘗試以下幾種方式來獲取對方的地址，確保信函能夠順利送達：

• 查詢公共記錄或資料：若您不知道收件方的地址，可至戶政事務所、土地登記處或其他相關政府機構，查詢對方的住址或聯絡資訊。
• 查詢法院記錄：如果對方曾涉及法律訴訟，可以查詢法院記錄，法律記錄通常會記載對方的住址資訊。
• 搜索網路和社群媒體：您可以使用搜索引擎輸入對方的姓名、公司名稱等關鍵字，找尋與對方相關的地址資訊；或是透過Facebook、LinkedIn…等社群媒體搜尋對方的公開資訊或透過共同好友獲取地址。
• 聯繫共同聯絡人：如果知道對方的朋友或家人，可以向他們詢問對方的地址。
• 聯繫商業夥伴：如果對方是企業，可以聯繫其商業夥伴或員工，請求協助提供對方的聯絡地址。
• 尋求專業法律人士協助：若您不知道存證信函寄送對象的地址，也可以尋求律師協助，律師會嘗試用其他合法途徑通知對方。

存證信函可以用email嗎？

可以，為簡化存證信函紙本交寄過程，中華郵政公司提供「電子函件服務系統」，發信人只要上傳電子存證信函，郵政公司便會將電子函件印製成實體郵件，再由投遞單位遞送給收件人。

存證信函會在郵局保存多久？

依郵件處理規則第34條規定，存證信函留存郵局的副本，自交寄日起由郵局保存三年，期滿後銷燬之，三年保存期間內，寄件人可持寄件憑證向交寄郵局申請查閱；若寄件憑證遺失，則可以出具寄件人的身分證明或提供相關掛號號碼向郵局申請。

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